Wenn du unsere Wallet-Funktion für die Bezahlung deiner Bestellungen nutzt, empfehlen wir dir, die folgenden Schritte für eine saubere buchhalterische Abwicklung:
Lege in deiner Buchhaltungssoftware ein eigenes Kreditorenkonto (Lieferantenkonto) für uns an. Alle Vorgänge im Zusammenhang mit Bestellungen und Rechnungen laufen über dieses Konto.
Beispiel:
Kontoname: Shirtigo GmbH
Kontonummer: z. B. 70001 (je nach Software)
Wenn du Geld auf deine Wallet bei uns überweist (egal ob per Banküberweisung, PayPal oder Kreditkarte), buchst du die Zahlung als Vorauszahlung an Lieferanten. Hierdurch erhöht sich dein Guthaben auf dem Lieferantenkonto und im Gegenzug sinkt das Guthaben auf deinem z.B. Bankkonto.
Buchungssatz:
Soll: Lieferantenkonto (z. B. 70001)
Haben: Bank / PayPal / Kreditkarte
Die anfallenden Transaktionsgebühren bei der Aufladung per Paypal und Kreditkarte musst du wie folgt buchen:
Buchungssatz:
Soll: Nebenkosten des Zahlungsverkehrs
Haben: Lieferantenkonto (z. B. 70001)
Hinweis: Es handelt sich dabei noch nicht um eine Ausgabe, sondern um eine Guthabenaufladung (ähnlich einem Prepaid-Modell).
Sobald eine Bestellung versendet wurde, erstellen wir eine Rechnung. Alternativ kannst du in deinem Kundenkonto die Option Sammelrechnung aktivieren – dann erhältst du einmal pro Woche eine Gesamtrechnung über alle versendeten Bestellungen. Hierdurch reduziert sich dein Buchhaltungsaufwand auf wenige Buchungen pro Monat.
Diese Rechnungen buchst du dann wie gewohnt in deiner Buchhaltung.
Buchungssatz:
Soll: Aufwand für Handelswaren / Wareneinsatz o. Ä.
Haben: Lieferantenkonto
Durch die oben genannten Buchungen ergibt sich ein sauberer Ausgleich:
Deine Einzahlungen erhöhen das Guthaben auf dem Lieferantenkonto.
Deine Rechnungen vermindern es.
Der Saldo des Lieferantenkontos entspricht immer dem aktuellen Wallet-Guthaben oder steht bei Null, wenn alle Einzahlungen und Rechnungen verbucht sind. Wenn du noch offene Bestellungen im Cockpit hast, wozu keine Rechnung erstellt wurde, so ist dein Wallet-Guthaben im Cockpit geringer als in deiner Buchhaltung. Für den Abgleich musst du die offenen Bestellungen ohne Rechnungen vom Wallet-Guthaben in deiner Buchhaltung abziehen.