Wenn du die Wallet-Funktion nutzt, zahlst du Guthaben im Voraus ein. Dieses Guthaben wird später für deine Bestellungen verwendet. Für deine Buchhaltung ist wichtig, wie diese Zahlungen und Rechnungen korrekt verbucht werden:
Lege in deiner Buchhaltung ein eigenes Lieferantenkonto für Shirtigo an. Dieses Konto zeigt später, wie viel Guthaben du eingezahlt hast und welche Beträge bereits verrechnet wurden.
Beispiel:
Kontoname: Shirtigo GmbH
Kontonummer: z. B. 70001 (je nach Software)
Wenn du Geld in die Wallet einzahlst, handelt es sich um eine Vorauszahlung. Buche die Einzahlung daher so, dass sie dein Guthaben beim Lieferanten erhöht. In deiner Buchhaltung erscheint dieser Betrag als offener Betrag beim Lieferanten.
Buchungssatz:
Soll: Lieferantenkonto (z. B. 70001)
Haben: Bank / PayPal / Kreditkarte
Die anfallenden Transaktionsgebühren bei der Aufladung per Paypal und Kreditkarte musst du wie folgt buchen:
Buchungssatz:
Soll: Nebenkosten des Zahlungsverkehrs
Haben: Lieferantenkonto (z. B. 70001)
Hinweis: Es handelt sich dabei noch nicht um eine Ausgabe, sondern um eine Guthabenaufladung (ähnlich einem Prepaid-Modell).
Sobald du bestellst, wird der Betrag automatisch aus deiner Wallet bezahlt. Du erhältst dafür eine Rechnung. Diese Rechnung buchst du ganz normal als Eingangsrechnung. Der Rechnungsbetrag wird mit deinem vorhandenen Guthaben verrechnet. Alternativ kannst du in deinem Kundenkonto die Option Sammelrechnung aktivieren – dann erhältst du einmal pro Woche eine Gesamtrechnung über alle versendeten Bestellungen. Hierdurch reduziert sich dein Buchhaltungsaufwand auf wenige Buchungen pro Monat.
Diese Rechnungen buchst du dann wie gewohnt in deiner Buchhaltung.
Buchungssatz:
Soll: Aufwand für Handelswaren / Wareneinsatz o. Ä.
Haben: Lieferantenkonto
Durch die oben genannten Buchungen ergibt sich ein sauberer Ausgleich:
Deine Einzahlungen erhöhen das Guthaben auf dem Lieferantenkonto.
Deine Rechnungen vermindern es.
Der Saldo des Lieferantenkontos entspricht immer dem aktuellen Wallet-Guthaben oder steht bei Null, wenn alle Einzahlungen und Rechnungen verbucht sind. Wenn du noch offene Bestellungen hast, wozu keine Rechnung erstellt wurde, so ist dein Wallet-Guthaben im Cockpit geringer als in deiner Buchhaltung. Für den Abgleich musst du die offenen Bestellungen ohne Rechnungen vom Wallet-Guthaben in deiner Buchhaltung abziehen.